E-maily, neboli elektronickou poštu, využívají miliardy lidí po celém světě. Každý den je odesláno asi 210 miliard e-mailů. Je to velmi snadný komunikační prostředek: díky e-mailům každý den snadno konverzujeme, sdílíme dokumenty a domlouváme se.
Ovšem také používání elektronické pošty má svá pravidla.
Nepsaným pravidlům týkajících se mailů, se obecně říká e-mailová etiketa. A jak bychom se měli v oblasti elektronické pošty podle těchto pravidel chovat?
Je vůbec nutné zprávu odeslat?
Především je třeba před každým e-mailem zvážit, jestli je jeho odeslání důležité, například jestli nestačí adresátovi říct informace osobně, pokud s ním budete ten den mluvit, nebo jestli by nebylo jednodušší mu zavolat.
Většinu času, který strávíme s naší e-mailovou schránkou, se věnujeme třízení mailů. Zvážením a odesláním jen toho podstatného si to můžeme usnadnit.
Nešiřte poplašné zprávy ani obrázky roztomilých zvířat
Dalším problémem, který lidé dělají, je šíření poplašných zpráv, tzv. hoaxů. Jedná se o typ e-mailů, které se šíří jako lavina internetem, ale jsou nepravdivé. Příkladem je zpráva, která vyzývá k přeposlání e-mailu, protože někdo konkrétní poté dostane několik haléřů na léčbu rakoviny.
Ne, tak to nefunguje a nemůže fungovat. Nebo je také časté sdílení zpráv, které varují před kupováním nějakého výrobku a uvádí nepravdivé informace o jeho složení, například před několika lety se šířila zpráva, že v letních ovocných pivech jednoho nejmenovaného pivovaru jsou stopy brouků.
Bohužel, stále těmto zprávám nemalá část uživatelů internetu věří.
S tím souvisí další věc: šíření různých obrázků či prezentací, často se jedná o fotografie z různých míst světa, zajímavé obrazy zvířat a podobně. Posílat tyto zprávy je vhodné mezi příbuznými či dobrými přáteli, rozhodně ne mezi obchodními partnery či kolegy.
Ideální e-mail
Jak má ale správný e-mail vypadat? Základem elektronické zprávy je vhodně zvolený předmět, předmět e-mailu je totiž tím rozhodujícím kritériem, které rozhodne, jestli se adresát bude zprávou zabývat.
Předmět zprávy musí být jednoduchý, stručný, zároveň ale vypovídající. Například, místo obecného „dotaz“ napište třeba „Dotaz na fungování spolupráce“.
Krajně nevhodná je při odesílání zpráv z mobilu chybějící diakritika, podobně důležitý je správný pravopis. Na to je třeba si dávat pozor, e-mail toho o vás vypovídá víc, než si myslíte. Zároveň se tak vyvarujete možných nedorozumění.
Nezapomeňte také na strukturu e-mailu. Text členíme do odstavců, aby se adresátovi dobře četl. Nesmíme zapomenout na úvodní oslovení a na popřání pěkného dne a podpis.
Často také lidé využívají nevhodné velikosti písma, psaní VELKÝCH PÍSMEN pro adresáta působí velmi neprofesionálně, jako byste na něj křičeli. Navíc mu to bude evokovat pochybné diskuze na některých českých webech.
Nevýhody a rizika elektronické pošty
Určitým nešvarem spojenými s e-maily je také to, že stále více lidí má zapnuté, ať už na počítači či ve svém mobilním telefonu, neustálé upozorňování na nově příchozí zprávy. Kvůli tomu se nemohou soustředit na to, na co se právě soustředit mají.
Pokud používáte výhradně pracovní e-mail, měli byste být na pozoru. Váš zaměstnavatel má právo se vám do e-mailu kdykoliv podívat. Takže, pokud si v zaměstnání krátíte čas tím, že si prohlížíte různé obrázkové prezentace či zajímavé texty šířící se jako internetem, zvažte, zda vám to stojí za nepříjemnosti u vašeho šéfa.
Také elektronická pošta má ale určitá rizika. Pokud nebudete mít systém v třídění mailů, nebudete příchozí poštu pravidelně kontrolovat a vyřizovat, brzy vám složka doručených zpráv přeroste přes hlavu.
Výzkumy navíc potvrzují, že e-mail přispívá ke stresu, pokud si ale vymyslíte systém, kdy budete poštu kontrolovat, brzy vám to bude připadat jako pravidelný stereotyp a nebude vám to tolik vadit.
Tipem, jak si usnadnit práci s elektronickou poštou, je používání filtrů. Například, pokud vám chodí e-maily týkající se některé vaší volnočasové aktivity, kterou nemusíte řešit naléhavě, můžete si nastavit filtr, že všechny e-maily, které obsahují určité slovo, například „tenis“ nebo které pochází od určitého odesílatele, se budou umisťovat do složky například „tenis“.